仕事で使う文面って必要な時に意外とストンと落ちる表現が出て来ない時がありますよね。そんな時にこのブログを読み返してもらえればと思います。
FAXという通信手段はまだまだあなどれない－FAX送信が有効な場合
どの企業も多かれ少なかれIT化が進み、「連絡や伝達ごとはメール」でというのが当たり前の時代。しかしまだまだFAXという通信手段はあなどれません。
FAX送信が有効な場合をまとめてみました。
１．相手がIT化に対応していない
小規模事業所で設備投資がおぼつかなく、パソコン、インターネットの環境が十分に整ってない場合があります。相手がご高齢でIT化への理解が乏しい、ネット不信がある、パソコン操作がおぼつかないなどの理由もあります。
その方へメールすると若い「担当者」的な従業員を介するためきちんと届かないケースも考えられます。その場合はFAXが有効です。
２．メールをなかなか見てもらえない相手
営業的な内容のメールを送りたい場合はなかなか見てもらえません。メーラーの自動振り分けで迷惑メール扱いされている場合もあります。FAXはたいてい、目に触れるのでアクセスしやすいという利点があります。しかし、プリントアウトしなくても内容が見れるFAX受信機もあるので必ず紙で見られるというわけではありません。また、届かせたい人に紙で届く保証もありません。
３．とりあえず手っ取り早い－急いでいるとき
すべての資料がデータ化されているとは限りません。場合によっては資料をスキャンしないといけない場合もあるでしょう。FAXは自動紙送りに差し込めば勝手に読み取ってくれるのでスピーディーです。
４．アナログの方があたたかく感じてしまう
メールよりも紙の方がなんだかあたたかく感じないでしょうか。用件を手書きしたものを送るのもいいかもしれません。メールで手書きしたものをPDFなんかで送ると不自然ですが、FAXですとごく自然です。
FAX送信のしかた
FAX送信の方法としては
- WordなどにFAX送信票のテンプレートを作っておき、送信の都度、Wordなどで打ち込み、プリントアウトしたものをFAX送信する。
- FAX送信用ソフトを使い、紙にプリントアウトすることなくペーパレスでFAX送信する。
- FAX送信票をあらかじめ作っておき、手書きで必要事項を記入してFAX送信する。
などです。
FAXはまだ使うので「送信票」の用意を
別にデジタル化にあながっているわけではありませんが、まだFAXのほうが便利、有効な場面は残っています。そういう相手に対応できるように、FAX送信票は用意しておいた方がよいでしょう。テンプレートはネットに無数にアップされています。ここでは最低限必要な要件を書き留めておきましょう。
FAX送信票に掲載する項目例・注意したいこと
- タイトル 「FAX送信票」「FAX送付状」など
- 宛先 ※注意！ 宛先間違いはもちろん「様」のもれにきをつけましょう。
- 日付 意外と忘れます。相手にはたいていFAXの日時の受信記録がヘッダーに印字されてプリントアウトされますが、送った方には何も残りません。
- 送信側の情報 送った自分へ相手が問い合わせをスムーズに行えるよう丁寧な送信側のアドレス（電話番号、住所など）を掲載しましょう。メールアドレスを掲載しても親切です。
- 担当者名 よくもれるので気をつけましょう。
- 本文 「お疲れ様です」などのあいさつをいれると気が利いていますが、まだ親しくない相手には使わない方が無難です。
その他のこと
Wordでテンプレートを制作して使いまわすこともあると思います。そのとき、変えないといけない箇所は赤字にして変更を忘れないようにして気をつけましょう（年月日など）。特に宛先の間違えは大変失礼です（メールも同じですが）。日時の間違えも恥ずかしいです。間違えて赤字でプリントアウトしないよう印刷設定はモノクロにしておきましょう。
そしてFAX全般の注意ですが、送信相手のFAX番号を間違えないようにしましょう。面倒ですが、FAXが届いたか電話連絡すると丁寧です。
まだまだFAXでの連絡は現役です。親切でわかりやすい送信票でより信頼を得ましょう。
